Korea university Office of international affairs

국제교육팀은 개인정보 보호법에 따라 이용자의 개인정보 보호 및 권익을 보호하고 개인정보와 관련한 이용자의 고충을 원활하게 처리할 수 있도록 다음과 같은 처리방침을 두고 있습니다. 특히, 개인정보를 처리하는 국제교육팀 홈페이지의 경우 『개인정보 보호법』의 규정에 의하여 해당 홈페이지에 별도의 『개인정보 처리방침』을 정하여 운영하도록 하고 있습니다. 국제교육팀은 개인정보 처리방침을 변경하는 경우에는 시행의 시기, 변경된 내용을 정보주체가 쉽게 확인할 수 있도록 웹사이트 공지사항(또는 개별공지)을 통하여 공지할 것입니다.

 

 

 

제1조 개인정보의 처리목적

1. 국제교육팀에서는 입학업무, 교육서비스 제공 및 민원처리, 소관업무 수행 등의 목적으로 필요에 의한 최소한으로 개인정보를 수집, 처리하고 있습니다.
2. 처리한 개인정보는 위의 목적 이외로는 이용되지 않으며, 이용목적이 변경되는 경우에는 별도의 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행하고 있습니다.

 

 

제2조 개인정보의 처리 및 보유 기간

1. 국제교육팀에서 처리하는 개인정보는 수집·이용 목적으로 명시한 범위 내에서 처리하며, 개인정보보호법 및 관련 법령에서 정하는 보유기간을 준용하여 이행하고 있습니다.
2. 국제교육팀에서 수집·보유하고 있는 개인정보파일 목록은 아래와 같습니다.

국제교육팀에서 수집·보유하고 있는 개인정보파일의 상세 내용은 개인정보보호포털www.privacy.go.kr)
▷ 민원마당 ▷ 개인정보의 열람 등 요구 ▷ 개인정보파일 목록 검색 ▷ 기관명에 “고려대학교” 입력 후 조회하시면 확인하실 수 있습니다.

 

 

제3조 개인정보의 제3자 제공에 관한 사항

1. 고려대학교 국제교육팀은 원칙적으로 정보주체의 개인정보를 수집·이용 목적으로 명시한 범위 내에서 처리하며, 다음의 경우를 제외하고는 정보주체의 사전 동의 없이는 본래의 목적 범위를 초과하여 처리하거나 제3자에게 제공하지 않습니다.
   • 정보주체로부터 별도의 동의를 받는 경우
   • 법률에 특별한 규정이 있는 경우
   • 정보주체 또는 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
   • 통계작성 및 학술연구 등의 목적을 위하여 필요한 경우로서 특정 개인을 알아 볼 수 없는 형태로 개인정보를 제공하는 경우
   • 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우로서 개인정보보호위원회의 심의·의결을 거친 경우
   • 조약, 그 밖의 국제협정의 이행을 위하여 외국정보 또는 국제기구에 제공하기 위하여 필요한 경우
   • 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우
   • 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
   • 형 및 감호, 보호처분의 집행을 위하여 필요한 경우

 

 

제4조 개인정보 처리 위탁에 관한 사항

1. 국제교육팀에서 처리하는 개인정보는 수집·이용 목적으로 명시한 범위 내에서 처리하며, 개인정보보호법 및 관련 법령에서 정하는 보유기간을 준용하여 이행하고 있습니다.

   위탁처리 기관/업체 위탁업무 내용

   위탁처리 기관/업체	위탁업무 내용
   한국대학교육협의회	대입 공통원서의 관리 및 전달, 복수지원 및 이중등록조항 위반자 사전 예방 및 위반자 적발, 대입 지원 횟수 검색 및 통보 등
   ㈜유웨이어플라이	고려대학교 입학을 목적으로 하는 인터넷 원서접수의 대행 고려대학교 국제교육팀 서류평가시스템 관리 및 운영 고려대학교 국제교육팀 홈페이지 관리 및 운영
   ㈜포에듀	외국인 특별전형 평가시스템 관리 및 운영
   ㈜유플러스시스템	외국인 특별전형 접수서류 스캔

2. 국제교육팀은 위탁계약 시 개인정보보호 관련 법규의 준수에 관한 사항을 명확히 규정하여 계약 내용을 보관하고 있으며, 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체없이 본 개인정보 처리방침을 통하여 공개하겠습니다.

 

 

제5조 정보주체의 권리·의무 및 그 행사 방법에 관한 사항

1. 정보주체(만 14세 미만인 경우에는 법정대리인을 말함)는 언제든지 다음 각 호의 개인정보 보호 관련 권리를 행사할 수 있습니다
   • 개인정보 열람요구
   • 오류 등이 있을 경우 정정 요구
   • 삭제요구
   • 처리정지 요구
2. 제1항에 따른 권리 행사는 개인정보보호법 시행규칙 별지 제8호 서식에 따라 작성 후 서면, 전자우편, 모사전송(FAX) 등을 통하여 하실 수 있으며, 기관은 이에 대해 지체 없이 조치하겠습니다.
3. 정보주체가 개인정보의 오류 등에 대한 정정 또는 삭제를 요구한 경우에는 정정 또는 삭제를 완료할 때까지 당해 개인정보를 이용하거나 제공하지 않습니다.
4. 제1항에 따른 권리 행사는 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 하실 수 있습니다. 이 경우 개인정보보호법 시행규칙 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하셔야 합니다.
5. 개인정보 열람 및 처리정지 요구는 개인정보보호법 제35조 제5항, 제37조 제2항에 의하여 정보주체의 권리가 제한 될 수 있습니다.
6. 개인정보의 정정 및 삭제 요구 시 다른 법령에서 그 개인정보가 수집 대상으로 명시되어 있는 경우에는 정정 및 삭제를 요구할 수 없습니다.
7. 정보주체 권리에 따른 열람의 요구, 정정·삭제의 요구, 처리정지의 요구 시 열람 등 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 확인합니다.
   • [개인정보보호법 시행규칙 별지 제8호] 개인정보(열람, 정정·삭제, 처리정지) 요구서
   • [개인정보보호법 시행규칙 별지 제11호] 위임장

 

 

제6조 개인정보 파기 절차 및 방법

1. 고려대학교 국제교육팀은 원칙적으로 개인정보 처리 목적이 달성된 개인정보는 지체없이 파기합니다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 않을 수 있습니다.
2. 파기의 절차, 기한 및 방법은 다음과 같습니다.
   • 파기 절차: 개인정보는 목적 달성 후 즉시 또는 별도의 공간에 옮겨져 내부 방침 및 기타 관련 법령에 따라 일정기간 저장된 후 파기됩니다. 별도의 공간으로 옮겨진 개인정보는 법률에 의한 경우가 아니고서는 다른 목적으로 이용되지 않습니다.
   • 파기 기한: 보유기간이 만료되었거나 개인정보의 처리목적달성, 해당 업무의 폐지 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 파기합니다.
   • 파기 방법: 전자적 파일형태의 정보는 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용합니다. 종이에 출력된 대인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각을 통하여 파기합니다.

 

 

제7조 개인정보의 안정성 확보 조치

1. 개인정보 취급직원의 최소화 및 교육: 개인정보를 취급하는 직원은 반드시 필요한 인원에 한하여 지정·관리하고 있으며 취급직원을 대상으로 안전한 관리를 위한 교육을 실시하고 있습니다.
2. 개인정보에 대한 접근 제한: 개인정보를 처리하는 데이터베이스시스템에 대한 접근권한의 부여·변경·말소를 통하여 개인정보에 대한 접근통제를 위한 필요한 조치를 하고 있으며 침입차단시스템을 이용하여 외부로부터의 무단 접근을 통제하고 있습니다.
3. 접속기록의 보관: 개인정보처리시스템에 접속한 기록을 최소 1년 이상(5만명 이상의 정보주체에 관하여 개인정보를 처리하거나, 고유식별정보 또는 민감정보를 처리하는 개인정보처리시스템의 경우에는 2년 이상) 보관·관리하고 있습니다.
4. 보안프로그램 설치 및 주기적 점검·갱신: 해킹이나 컴퓨터 바이러스 등에 의한 개인정보 유출 및 훼손을 막기 위하여 보안프로그램을 설치하고 주기적으로 갱신·점검하고 있습니다.
5. 비인가자에 대한 출입 통제: 개인정보를 보관하고 있는 개인정보시스템의 물리적 보관 장소를 별도로 두고 이에 대해 출입통제 절차를 수립, 운영하고 있습니다.
6. 개인정보의 암호화: 개인정보는 암호화 등을 통해 안전하게 저장 및 관리되고 있습니다. 또한 중요한 데이터는 저장 및 전송 시 암호화하여 사용하는 등의 별도 보안기능을 사용하고 있습니다.

 

 

제8조 개인정보 자동수집 장치의 설치·운영 및 거부에 관한 사항

1. 국제교육팀은 사용자에게 개별적인 맞춤 서비스를 제공하기 위해 이용정보를 저장하고 수시로 불러오는 ‘쿠키 (cookie)’를 운용하고 있습니다.
2. 쿠키란 웹사이트를 운영하는데 이용되는 서버가 컴퓨터 브라우저에 보내는 소량의 정보이며, 사용자 단말(PC, 모바일 등)의 하드디스크에 저장되기도 합니다.
   • 쿠키의 사용 목적 : 팝업 활성화 여부 확인, Q&A 검색결과 유지
   • 쿠키의 설치·운영 및 거부 : 웹브라우저 상단의 도구 > 인터넷 옵션 > 개인정보 메뉴의 옵션 설정을 통해 쿠키 저장을 거부할 수 있습니다.
   • 쿠키 저장을 거부할 경우 서비스 이용에 어려움이 발생할 수 있습니다.

 

 

제9조 권익침해 구제 방법

1. 개인정보주체는 개인정보침해로 인한 피해를 구제 받기 위하여 개인정보 분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해신고센터 등에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다.
   • 개인정보 분쟁조정위원회 : (국번없이) 1833-6972 (http://kopico.go.kr)
   • 개인정보침해신고센터 : (국번없이) 118 (privacy.kisa.or.kr)
   • 대검찰청 사이버수사과 : (국번없이) 1301 (www.spo.go.kr)
   • 경찰청 사이버수사국 : (국번없이) 182 (ecrm.cyber.go.kr)
2. 또한, 개인정보의 열람, 정정·삭제, 처리정지 등에 대한 정보주체자의 요구에 대하여 공공기관의 장이 행한 처분 또는 부작위로 인하여 권리 또는 이익을 침해 받은 자는 행정심판법이 정하는 바에 따라 행정심판을 청구할 수 있습니다.
   • 중앙행정심판위원회 : (국번없이) 110 www.simpan.go.kr

 

 

제10조 개인정보보호 책임자 및 담당 부서

1. 개인정보보호 책임자: 국제처 처장
2. 개인정보보호 담당 부서: 국제처 국제교육팀 / 문의 02-3290-5156~7
3. 정보주체는 국제교육팀의 서비스를 이용하시면서 발생한 모든 개인정보보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제 등에 관한 사항을 개인정보보호 책임자 및 담당 부서로 문의할 수 있습니다. 국제교육팀은 정보주체의 문의에 대해 지체없이 답변 및 처리해드릴 것입니다.

 

 

개인정보 처리방침의 변경 안내

본 방침은 2022년 8월 31일부터 시행됩니다.

이전의 개인정보처리방침은 아래에서 확인하실 수 있습니다.

• 2012. 03. 12~ 2015. 08. 30 적용 방침
• 2015. 08. 31~ 2016. 05. 03 적용 방침
• 2016. 05. 04~ 2017. 02. 28 적용 방침
• 2017. 03. 01~ 2017. 12. 11 적용 방침
• 2017. 12. 12~ 2022. 08. 30 적용 방침

개인정보 처리방침은 한글로 제작된 후 영어로 번역되었습니다. 영어 번역과 의미상 충돌이 발생할 경우, 한글이 우선 됩니다.

 

 

 

 

The International Education Team has established the following Privacy Policy to protect the personal information and rights of data subjects and efficiently respond to their complaints related to personal information according to the Personal Information Protection Act. In particular, the International Education Team website, which processes personal information, is required under the provisions of the Personal Information Protection Act to establish and operate a separate “Privacy Policy” for the website. In case of any modification to the Privacy Policy, the International Education Team will notify the data subject through notification on the website (or individual notice) so that the data subject can easily identify the time of implementation and the details of the changes.

 

 

Article 1. Purpose of personal information processing

1. The International Education Team collects and processes personal information to the minimum extent necessary for the purpose of processing admission, providing educational services and processing requests, performing administrative duties, etc. 
2. The personal information processed will not be used for purposes other than the above, and necessary measures, such as obtaining separate consent, will be taken upon any modification in the purpose.

 

 

Article 2. Personal information processing and retention period

1. The personal information processed by the International Education Team is processed within the scope specified for the purpose of collection and use, and in compliance with the retention period prescribed by the Personal Information Protection Act and related laws and regulations.
2. The following is a list of personal information files collected and retained by the International Education Team.

The specific details of the personal information files collected and retained by the International Education Team can be verified by accessing the Personal Information Protection General Support Portal (www.privacy.go.kr) ▷ civil complaints ▷ personal information access request ▷ list of personal information files search ▷ entering “Korea University” in the organization name search box.

 

 

Article 3. Provision of personal information to a third party

1. In principle, the Korea University International Education Team may manage personal information of the data subject within the scope specified for the purpose of collection and use and may neither handle it beyond the intended purposes nor provide it to a third party without the prior consent of the data subject except for any of the following cases:
   • Where separate consent is obtained from the data subject
   • Where there are special statutory provisions
   • Where it is deemed manifestly necessary for the protection, from imminent danger, of life, bodily and property interests of a data subject or a third party when the data subject or the legal representative thereof cannot give prior consent because he/she is unable to express his/her intention or by reason of his/her lack of current address, etc.
   • Where personal information is necessary for compiling statistics or scientific research purposes, etc., and the personal information is provided in a form in which specific individuals cannot be identified.
   • Where a failure to either use personal information for a purpose other than that intended or provide a third party with such information renders performance of the duties under its jurisdiction, as provided for in any Act, impossible and deliberation and resolution by the Personal Information Protection Committee has been undertaken
   • Where providing personal information to a foreign government or international organization is necessary to comply with requirements stipulated in a treaty or other international convention
   • Where it is necessary for investigation of a crime, institution and sustainment of public prosecution
   • Where it is necessary for the performance of a court’s judicial functions
   • Where it is necessary for the enforcement of punishment, probation or custody

 

 

Article 4. Outsourcing of personal information processing

1. The International Education Team manages personal information of the data subject within the scope specified for both the purpose of collection and use and in compliance with the retention period prescribed by the Personal Information Protection Act and related laws and regulations.

   Personal Information

   Outsourcee	Details of outsourced work
   Korean Council for University Education	Management and delivery of common applications for college admissions, proactive prevention of multiple applications and dual enrollment provisions and detection of violators thereof, searching and reporting of the total number of college application
   Uway Apply Co., Ltd.	Processing by proxy internet application for Korea University admission Management and operation of the Korea University International Education Team document evaluation system Management and operation of the Korea University International Education Team website
   Foredu	Management and operation of the international student special admission assessment system
   U-plus System Co., Ltd.	Scanning of international student special admission application documents

2. The International Education Team clearly stipulates matters related to compliance with personal information protection laws and regulations in the consignment contract, and the provisions of the agreement are maintained separately. If the contracted outsource or the details of the outsourced work is to be changed, such matters shall be made public without delay via this Privacy Policy.

 

 

Article 5. Rights and duties of data subjects and ways to exercise them

1. Data subject (a legal representative for those under age 14) can exercise the following rights related to personal information protection at any time:
   • Request access to personal information
   • Request correction of errors in personal information
   • Request erasure of personal information
   • Request suspension of personal information processing
2. The exercise of rights pursuant to Paragraph (1) can be performed by completing the [Attached Form 8] of the Enforcement Rules to Personal Information Protection Act and submitting a hard copy, via email or facsimile, on which basis the appropriate department or institution shall take immediate measures.
3. When a subject of information requests correction or deletion, etc. of an error in personal information, that personal information shall not be used or provided until the correction or deletion, etc. has been completed.
4. The exercise of rights pursuant to Paragraph (1) can be performed by proxy by an agent of the data subject such as a legal representative or delegated individual. In such cases, the [Attached Form 11] of the Enforcement Rules to Personal Information Protection Act regarding the power of attorney should be submitted.
5. The right of a data subject to request the suspension of access to and processing of personal information can be restricted pursuant to Articles 35(5) and 37(2) of the Personal Information Protection Act.
6. A request to correct or delete personal information cannot be accepted when such personal information is stipulated as the object of collection in other statutes.
7. When access, correction or deletion, and suspension of the processing of information is requested based on the rights of a data subject, the person requesting access should be verified as either the data subject personally or a lawful representative.
   • [Attached Form 8 of the Enforcement Rules to Personal Information Protection Act] Personal information (access, correction or erasure, or suspension of processing) request form
   • [Attached Form 11 of the Enforcement Rules to Personal Information Protection Act] Power of attorney

 

 

Article 6. Personal information destruction procedure and methods

1. When the purpose of the management of personal information has been achieved, the Korea University International Education Team, in principle, shall destroy the personal information without delay, unless otherwise specified for retention in other statutes.
2. The procedures, deadline, and methods for destruction are as follows:
   • Destruction procedure: When the purpose of personal information had been attained, such personal information is either destroyed immediately after or transferred to a separate storage unit to be stored pursuant to internal policies and other statutes for a certain period of time before destruction. The personal information transferred to the separate storage unit shall not be used for any other purpose except as stipulated in statutes.
   • Destruction deadline: When the retention of personal information becomes unnecessary upon its reaching its expiration date, its management purpose has been achieved, or the relevant service has been abolished, the personal information shall be destroyed without delay.
   • Destruction method: Information in the form of an electronic file shall be destroyed via technical methods that make reproduction of the records impossible. Printed or hardcopy versions of personal information shall be shredded or incinerated.

 

 

Article 7. Safeguards to ensure the security of personal information

1. Minimization of the Number of Staff Managing Personal Information and Staff Training: The number of employees handling personal information is designated and managed only to the number required, and training is provided to those employees for secure management.
2. Access Restriction of Personal Information: Necessary measures to control access to personal information by granting, revising, and eliminating access rights to the database system that manages personal information are imposed, and unauthorized access from external parties is controlled through the use of firewall systems.
3. Storage of Access Records: Access records to the personal information management system is stored and managed for a minimum of 1 year (2 years or longer for personal information management systems that process personal information of 50,000 data subjects or more, personally identifiable information, or sensitive information).
4. Installation and Regular Inspection/Update of Security Programs: Security programs are installed and updated/inspected on a regular basis to prevent unauthorized outflow or damage of personal information from hacking or computer viruses.
5. Access Control against Unauthorized Persons: The physical storage place for the personal information system that stores personal information is installed at a separate location, and an access control procedure is established and operated.
6. Encryption of Personal Information: Personal information is safely stored and managed via methods such as encryption. Additional security features, such as encryption of sensitive data at storage and in transmission, are installed.

 

 

Article 8. Installation and operation of an automatic personal information collection system and denial thereof

1. To provide users with personalized services, the International Education Team uses a cookie that stores and frequently retrieves user information.
2. A cookie is a small amount of information that the server uses to operate the website that is sent to the user’s computer browser, and it can be stored on the hard disk of the user’s device (PC, mobile phone, etc.).
   • Purpose of cookie usage: Monitor pop-up activation; maintain Q&A search results
   • Installation and operation of a cookie and denial thereof: An individual may opt out of cookie storage through option settings in the upper part of the web browser (Tools > Internet options > Personal information).
   • Denying cookie storage may result in difficulties when using the service.

 

 

Article 9. Remedies for infringements of rights

1. A data subject may apply for dispute settlement or consultation to remedy damage caused by personal information infringement with the Personal Information Dispute Mediation Committee or Personal Information Infringement Report Center at the Korea Internet & Security Agency, etc.
   • Personal Information Dispute Mediation Committee: (without extension) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
   • Personal Information Infringement Report Center: (without extension) 118 (privacy.kisa.or.kr)
   • Cybercrime Investigation Division, Supreme Prosecutor’s Office: (without extension) 1301 (www.spo.go.kr)
   • Cyber Security Division, National Police Agency: (without extension) 182 (ecrm.cyber.go.kr)
2. In addition, an individual whose rights or interests have been infringed due to a disposition or omission made by the head of a public institution in response to a request by the data subject for access to, correction or erasure of, or suspension of processing of personal information, etc., may file an administrative appeal in accordance with the Administrative Appeals Act.
   • Central Administrative Appeals Commission: (without extension) 110 (www.simpan.go.kr)

 

 

Article 10. Chief privacy officer and department in charge

1. Chief privacy officer: Director of the International Education Team
2. Department in charge: International Education Team / Office 02-3290-5156~7
3. A data subject may contact the chief privacy officer of the department in charge to handle any inquiry, grievance and remedial compensation related to personal information protection arising from using the services of the International Education Team. The International Education team will respond to and deal with any inquiries from data subjects without delay.

 

 

Notification of changes to the privacy policy

This policy is effective August 31, 2022.

Previous Privacy Policies can be found below.

• March 12, 2012 – August 30, 2015 2012. 03. 12~ 2015. 08. 30 적용 방침
• August 31, 2015 – May 3, 2016 2015. 08. 31~ 2016. 05. 03 적용 방침
• May 4, 2016 – February 28, 2017 2016. 05. 04~ 2017. 02. 28 적용 방침
• March 1, 2017 – December 11, 2017 2017. 03. 01~ 2017. 12. 11 적용 방침
• December 12, 2017 – August 30, 2022 2017. 12. 12~ 2022. 08. 30 적용 방침
• List of personal information files collected and retained by the International Education Team

This privacy policy was originally drafted in Korean and translated into English. In the event of any discrepancies in interpretation between the two versions, the Korean version shall take precedence.